Program do mailingu FreshMail

Jak kontrolować wydatki

Jak kontrolować wydatki - portfel z pieniędzmi

Pieniądze są takim dobrem, którego większości z nas brakuje. Niektórzy co miesiąc mają problem z dociągnięciem do kolejnej wypłaty, innym brakuje środków do spełniania marzeń, a jeszcze inni chcieliby przejść na emeryturę zaraz po rozpoczęciu pierwszej pracy. Niezależnie od tego, w której grupie jesteście, jest jeden łatwy sposób na uświadomienie sobie gdzie nasze pieniądze się rozchodzą – zapisywanie wydatków. Dzięki temu prostemu nawykowi bardzo szybko odkryjecie, że niekoniecznie najwięcej wydajecie na to, na co myśleliście że wydajecie, a dzięki wiedzy jak kontrolować wydatki, będziecie bardziej świadomie wydawać pieniądze i zaczniecie generować realne oszczędności.

Pierwszym krokiem do kontrolowania wydatków powinno być uświadomienie sobie, po co mam to robić. Jak w wielu innych obszarach, tak i w śledzeniu kosztów robienie tego bez jasnego celu niespecjalnie ma sens. Jeśli poziom Twoich wydatków i generowane co miesiąc oszczędności są dla Ciebie satysfakcjonujące i nie widzisz potrzeby usprawnień w tym obszarze, to całe to ćwiczenie może się okazać zbędne. Jeśli jednak zmieniając kartkę w kalendarzu myślisz sobie, że fajnie byłoby w tym miesiącu odłożyć trochę więcej, żeby w końcu pojechać na fajniejsze wakacje, kupić długo wyczekiwany gadżet, albo po prostu powiększyć oszczędności, to to właśnie może być celem, dla którego warto zacząć przyglądać się wydatkom. Ten artykuł podpowie Ci jak kontrolować wydatki w prosty i skuteczny sposób.

Zanim przejdę do konkretów, podzielę się z Wami dwoma przykładami pokazującymi dlaczego warto śledzić gdzie nasze pieniądze się rozchodzą. Od początku mojej kariery zawodowej pracuję na stanowiskach, na których jestem odpowiedzialny za część firmowego budżetu. Niezależnie od firmy, zakresu odpowiedzialności czy rodzaju budżetu, zauważyłem jedną prawidłowość, która działa również w przypadku budżetu domowego – jeśli zaczynasz przyglądać się wydatkom, w wielu przypadkach zaczynają one się zmniejszać. Jak to działa? Dla przykładu spójrzmy na budżet przeznaczany przez pewną firmę na przekąski dla pracowników. Owa firma kupuje napoje, przekąski i owoce, które są ogólnodostępne w biurowych kuchniach. Na początku, nikt tego budżetu nie kontrolował, w związku z czym konsumpcja szybko rosła, powodując wzrost kosztów. Pewnego dnia osoba odpowiedzialna za ten obszar zaczęła śledzić ile dokładnie wydaje każdego miesiąca i zauważyła, że wzrost kosztów się utrzymuje, pomimo że pracowników jest wciąż tyle samo. Wystarczyło wywiesić w biurowych kuchniach wykresy pokazujące wzrost wydatków po miesiącach, żeby pracownicy zaczęli bardziej racjonalnie korzystać z przekąsek – okazało się, że część z nich nieświadoma wpływu ich zachowania na koszty, brała więcej przekąsek na zapas, a niezjedzony nadmiar wyrzucała. Dzięki temu prostemu zabiegowi wzrost kosztów wyhamował, a z czasem przerodził się w spadek i wygenerowano oszczędności.

A jak to się ma do domowego budżetu? Spójrzmy na inny przykład. Załóżmy, że codziennie po drodze do pracy kupujesz gazetę i puszkę Coli, bo lubisz zacząć dzień od lektury w akompaniamencie królowej napojów. Czasem zdarza się, że masz napięty harmonogram i nie masz czasu zajrzeć do gazety, więc wieczorem wyrzucasz ją nieprzeczytaną do śmietnika. Innego dnia nie masz ochoty na Colę, ale i tak będziesz kolejnego dnia w sklepie po gazetę, więc napój oddajesz koledze albo koleżance z biurka obok. Nie zastanawiasz się nawet nad wydatkami na to przyzwyczajenie, bo przecież to tylko parę złotych każdego dnia. To czego nie widzisz, nie śledząc swoich wydatków, to że zwyczaj kosztujący codziennie około pięciu złotych, przy ponad dwudziestu dniach pracy w miesiącu, kosztuje ponad sto złotych każdego miesiąca, a więc ponad tysiąc dwieście złotych w skali roku. Taką kwotę można przeznaczyć na średniej klasy tablet, kilka baków paliwa, albo nowy rower. Patrząc z tej perspektywy, nagle okazuje się, że jeśli ograniczysz swój zwyczaj tylko do dni, w które naprawdę masz czas i ochotę na lekturę gazety przy puszce Coli, albo w końcu przerzucisz się na darmowe czytanie w Internecie, jesteś w stanie pozwolić sobie na spory wydatek bez potrzeby generowania dodatkowej gotówki. Jeśli zaczniesz dokładnie śledzić swoje wydatki, gwarantuję że takich przykładów znajdziesz co najmniej kilka.

Zapisywanie wydatków – zaczynamy :)

Jeśli nadal czytasz ten artykuł, to bardzo Ci dziękuję że wciąż jesteś ze mną :) Oznacza to, że naprawdę chcesz się dowiedzieć jak kontrolować wydatki i wygenerować dodatkowe oszczędności. Dalsza część artykułu będzie o tym jak ja to robię i być może również Tobie pomoże ogarnąć ten obszar. W moim przypadku śledzenie wydatków składa się z trzech etapów, które po kolei opiszę: pierwszym z nich jest zbieranie informacji o wydatkach, drugim agregowanie ich w jednym miejscu (tabelce), a trzecim analiza i szukanie obszarów do optymalizacji.

Zbieranie informacji o wydatkach

Ten etap jest najistotniejszy ze wszystkich trzech, ponieważ od jego rzetelnego przeprowadzenia zależą dwa pozostałe. Jeśli zebrane przez Ciebie informacje będą niepełne albo niewystarczająco szczegółowe, to obraz ponoszonych przez Ciebie kosztów będzie zakrzywiony, w związku z czym decyzje podjęte na tej podstawie mogą okazać się nie do końca trafione. Żeby uniknąć tego ryzyka, musisz nauczyć się konsekwencji w zbieraniu informacji na temat tego ile pieniędzy na co wydajesz. Najłatwiejszym sposobem, aczkolwiek wymagającym żelaznej konsekwencji, jest zbieranie wszystkich rachunków, paragonów i faktur. Dzięki nim, mamy dokładną informację ile, czego i gdzie kupiliśmy za jaką kwotę. Ten sposób nie jest najłatwiejszy do wprowadzenia w życie, szczególnie dla bardziej roztargniętych osób. Możliwe jednak, że taki poziom szczegółowości nie będzie Ci potrzebny – mi osobiście nie jest. Pojedyncze paragony są potrzebne wtedy, kiedy chcesz śledzić wydatki z bardzo dokładnym podziałem na kategorie wydatków bądź grupy produktów, na przykład schodząc do takiego poziomu szczegółowości jak nabiał, czy wręcz jogurty naturalne. Ja zatrzymuję się o poziom wyżej i, dla przykładu, wspomniane kategorie klasyfikuję jako zakupy do domu. Dzięki temu, że wszędzie gdzie jest to możliwe, płacę kartą, na podstawie comiesięcznego wyciągu wiem ile pieniędzy wydałem w jakim sklepie. W ten sposób, wydatki w hipermarketach klasyfikuję jako zakupy do domu, zakupy w marketach budowlanych jako wyposażenie domu i tak dalej. Paragony zbieram tylko w punktach, które nie akceptują płatności kartą, np. w lodziarniach. Z kolei w miejscach które nie wydają paragonów, np. na bazarku, zapisuję wydane kwoty w notatniku w telefonie. Każdego dnia po powrocie do domu, zapisuję kwoty wydane gotówką na tablicy kredowej na lodówce, dzięki czemu na koniec miesiąca mam niejako odpowiednik wyciągu z banku dla płatności gotówkowych. Ostatnim sposobem, w jaki wydajemy pieniądze, są przelewy bankowe. Zbieranie informacji o wydatkach generowanych w ten sposób jest adekwatne do płatności kartą – wszystkie transakcje zapisują się w systemie bankowym i są dostępne w comiesięcznym wyciągu.

Przepisywanie wydatków do tabelki

Drugi i trzeci krok wykonuję raz w miesiącu i zabiera mi około godziny. W pierwszej kolejności zbieram wszystkie źródła przychodów i wydatków – przynoszę kredową tablicę z wydatkami w gotówce i otwieram wyciągi z kont bankowych i kart. Wyciągi bardzo ułatwiają pracę, ponieważ zawsze dotyczą konkretnego miesiąca – banki dostarczają gotowe do pracy dokumenty. Następnie, przepisuję wszystkie wydatki z tych źródeł do mojej tabelki, zgodnie z przyjętymi przeze mnie kategoriami. Poniżej przedstawiam krótką instrukcję używania tabelki. Jeśli nie masz jej jeszcze na swoim komputerze, to dobry moment żeby ją pobrać – link do pliku znajdziesz na końcu artykułu.

Instrukcja używania tabelki:

Pierwsza kolumna od lewej zawiera kategorie przychodów i wydatków – teraz są wpisane moje kategorie, które możesz zachować albo zamienić swoimi

Druga kolumna zawiera sumy przychodów i kosztów w danych kategoriach od początku roku do ostatniego uzupełnionego miesiąca – nie trzeba tu nic uzupełniać, sumy liczą się automatycznie

Kolejne kolumny zawierają poszczególne miesiące i miejsce na wpisywanie przychodów i wydatków w tych miesiącach

Pierwszy wiersz od góry zawiera kolejne miesiące roku

Drugi wiersz zawiera oszczędności wygenerowane w danym miesiącu, które są różnicą przychodów i kosztów – oszczędności policzą się automatycznie kiedy wpiszesz przychody i koszty, nie musisz nic wpisywać w to pole

Trzeci wiersz to suma przychodów z danego miesiąca, która również liczy się automatycznie na podstawie pól z przychodami poniżej

Dalej znajdują się wiersze z przychodami, które trzeba uzupełnić. Ja wpisuję oddzielnie przychody z mojej pracy, pracy Ani, prezentów oraz inne przychody, nie zawierające się w tych trzech kategoriach. Przy wierszu z prezentami, po lewej stronie ekranu zobaczysz mały plusik. Kiedy go wciśniesz, tabelka z prezentami rozwinie się i pojawią się pola, w które należy wpisywać poszczególne prezenty, których kwoty zsumują się w zbiorczym wierszu z sumą prezentów. Kolejne wiersze z plusikami również działają tak, że po wciśnięciu plusika rozwija się więcej wierszy, w których wpisujemy poszczególne przychody bądź wydatki. Na przykład, w przypadku prezentów mamy trzy wiersze. W pierwszym z nich możemy wpisywać prezenty od rodziców, w drugim od rodzeństwa i tak dalej – pod warunkiem, że otrzymujecie w prezencie gotówkę. Podobnie wygląda sytuacja z innymi przychodami – tutaj możemy wpisywać dochód ze sprzedaży na Allegro, zwroty towarów do sklepów i tym podobne.

Po przychodach znajduje się część tabelki z kosztami. Pierwszy wiersz, analogicznie do przychodów, zawiera sumę kosztów i nie trzeba go wypełniać – wypełni się automatycznie po wpisaniu kosztów poniżej. Następnie znajdują się pola z kosztami stałymi związanymi z mieszkaniem – w naszym przypadku są to kredyt, czynsz, opłaty za telewizję, Internet i prąd. Przy tych polach nie ma plusików, ponieważ dla każdej z pozycji jest to jedna opłata miesięcznie, do zapisania której wystarcza jeden wiersz.

Dalej znajdziecie nasze kategorie wydatków. Tutaj musicie zastanowić się czy wszystkie z nich są istotne również dla Was – jest duża szansa, że nie i że część z nich usuniecie, a zamiast nich dodacie własne, które są potrzebne Wam. Warto przy tym zwrócić uwagę na kilka punktów:

  • Dość szerokie zdefiniowanie kategorii, żeby nie było ich za dużo, na przykład zamiast masaże, manicure, czy fryzjer, warto zrobić zbiorczą kategorię uroda, albo nawet zdrowie i uroda
  • Wydatki pojawiające się raz w roku, warto umieścić w jednej kategorii na końcu tabelki, jako że nie będziemy do tego miejsca często zaglądać
  • Jeśli macie kategorie, w których chcielibyście śledzić oddzielnie wydatki Wasze i Waszego partnera albo dzieci, warto potraktować je jako dwie czy trzy oddzielne kategorie – ja stosuję takie podejście do gadżetów, ponieważ kupuję ich sporo i sporo na nie wydaję i chcę widzieć ile kosztów generują moje wydatki w tym obszarze

Tabelka nie jest zablokowana do edycji, więc możecie dowolnie dodawać i usuwać kategorie, a także edytować sumy i różnice. Po wpisaniu wszystkich kosztów i przychodów, zobaczycie ile w sumie w danym miesiącu zarobiliście, wydaliście i zaoszczędziliście. Teraz, kiedy wszystko widać jak na dłoni,  czas przejść do trzeciego etapu.

Analiza wydatków i szukanie obszarów do optymalizacji

Ostatni etap zapisywania wydatków jest najbardziej interesujący. To w tej części odkrywamy „prawdę o sobie” w kontekście tego, gdzie rozchodzą się nasze pieniądze. W ciągu pierwszych dwóch-trzech miesięcy zauważycie, jak rozkładają się Wasze wydatki i gdzie znika większość Waszych środków. Po czterech-pięciu miesiącach zaczniecie zauważać pewne powtarzalne schematy. Jednocześnie, suma roczna zacznie się robić dość pokaźna i zrozumiecie, jak dużo pieniędzy przeznaczacie na niektóre pozycje. To będzie prawdopodobnie moment, w którym podejmiecie kilka zdecydowanych kroków w stronę obcięcia zbędnych kosztów. W moim przypadku jednym z takich obszarów były stałe, drobne opłaty. Po zsumowaniu różnych opłat pobieranych co miesiąc przez banki, okazało się, że jest tego prawie czterdzieści złotych. Wcześniej nie zwracałem na to uwagi, bo każda z tych opłat wynosiła tylko kilka złotych, więc to przecież nic nie znaczyło, prawda? Tabelka pokazała, że w sumie takie niby nic nie znaczące opłaty to prawie 500 PLN rocznie, a więc całkiem pokaźna suma, którą można przeznaczyć na coś innego. W ciągu miesiąca przed kolejnym podsumowaniem, udało mi się wynegocjować od banków zniesienie niektórych opłat, z niektórych płatnych usług zrezygnowałem i obniżyłem opłaty do 7 PLN miesięcznie. Takich przykładów mam jeszcze kilka, a kolejna duża rewizja, która prawdopodobnie spowoduje większe kroki, nastąpi po zakończeniu roku, kiedy będę mógł przeanalizować koszty całego roku.

Jeśli powyższa instrukcja używania tabelki okaże się zbyt skomplikowana, napiszcie o tym w komentarzu pod artykułem – nagram wtedy krótki film instruktażowy, w którym w prosty sposób pokażę krok po kroku jak najefektywniej z niej korzystać.

Na koniec chciałbym polecić Wam jeszcze dodatkowe źródło informacji o zapisywaniu wydatków i prowadzeniu budżetu domowego. W tematyce tej specjalizuje się Michał Szafrański, autor bloga „Jak oszczędzać pieniądze”. Michał jest absolutnym guru w dziedzinie zapisywania i analizowania domowych przychodów i wydatków i wielu czytelnikom jego bloga pomógł odpowiedzieć na pytanie jak kontrolować wydatki. Jeśli interesujecie się tym obszarem, to lektura bloga Michała jest obowiązkowa. W porównaniu do jego metodologii, powyższy wpis może być co najwyżej wstępem do tematu domowego oszczędzania. Poniżej załączam LINK do cyklu artykułów Michała na temat zarządzania budżetem domowym.

Chętnie dowiem się, jak u Was wygląda kwestia kontrolowania domowych wydatków. Robiliście to kiedyś? Macie jakiś system? Używacie jakichś narzędzi? Myślicie, że powyższy sposób może być dla Was pomocny? Będzie mi bardzo miło, jeśli podzielicie się opinią w komentarzu. A jeśli znacie kogoś, dla kogo powyższy artykuł może być pomocny, prześlijcie proszę tej osobie link.

Tabelki opisywane w tym artykule możecie pobrać za pomocą linka poniżej. Żeby otrzymać dostęp do wszystkich tabelek opisywanych na blogu, wystarczy zapisać się na mój newsletter za pomocą boxa poniżej – obiecuję wysyłać tylko informacje o nowych wpisach na blogu i sposobach organizowania sobie życia – żadnego SPAMu! W powitalnej wiadomości otrzymacie linka do pobrania wszystkich udostępnionych przeze mnie plików.

Pobierz tabelki opisane w tym artykule:

Kontrolowanie wydatków v1.0

 

Pozdrawiam z życzeniami efektywnie zorganizowanego życia :)
Rafał

Podobne artykuły:

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

POBIERZE BEZPŁATNE TABELKI

Zapisz się na mój newsletter i dowiaduj się najszybciej o nowych wpisach i sposobach na organizowanie życia - żadnych reklam! Dodatkowo otrzymasz dostęp do bezpłatnych tabelek do organizacji różnych obszarów życia, całkowicie za darmo.

Program do mailingu FreshMail