Program do mailingu FreshMail

Organizacja dokumentów – faktury i paragony

Organizacja dokumentów - faktury i paragony - obrazek paragonu

W dzisiejszych czasach, w których rynek staje się co raz bardziej pro-konsumencki, zwracanie i reklamowanie produktów stało się standardem, z którego często korzystamy. Żeby korzystać z tego prawa, przeważnie musimy posiadać dowód zakupu towaru, którego zwrot bądź reklamacja ma dotyczyć. Rocznie kupujemy od kilkudziesięciu do kilkuset produktów, które możemy kiedyś  zwrócić albo zareklamować, a taka liczba faktur i paragonów sprawia, że organizacja dokumentów zakupu staje się koniecznością. Dziś opowiadam o moim systemie, dzięki któremu znalezienie każdego rachunku zajmuje poniżej minuty.

Na początku chciałbym pokazać Wam kilka przykładów, jak łatwo można dziś zwracać i reklamować towary. Pewnie wiecie, że zgodnie z polskim prawem wszystkie produkty kupione w Internecie można zwrócić w ciągu 14 dni od daty zakupu bez podania przyczyny. Co raz więcej sklepów internetowych, chcąc pokazać swoje pro-konsumenckie nastawienie, wydłuża ten czas. Rekordowym czasem dozwolonym na zwroty może poszczycić się Zalando, które daje na to aż 100 dni, a dodatkowo za darmo dostarcza zakupy i odbiera niechciane produkty. Pewnie wiecie też, że dystrybutor każdego produktu jest zobowiązany w ciągu 12 miesięcy od zakupu naprawić wszelkie wady powstałe wskutek nieprawidłowego wyprodukowania towaru. Co raz więcej firm, podobnie jak w przypadku zwrotów, ułatwia również procedury reklamacyjne. Dla przykładu ZARA przyjmuje reklamacje bez paragonu, na podstawie ustnej deklaracji że zakupu dokonaliśmy w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Dodatkowo, ta sieć sklepów bardzo liberalnie podchodzi do zgłaszanych usterek i jeszcze nigdy nie zdarzyło mi się, żeby odrzucili jakąś reklamację, a korzystałem u nich z tej procedury około dziesięciu razy.

Mam dwa sposoby na przechowywanie dowodów zakupu, w zależności od ich formatu. Faktury, drukowane przeważnie w formacie A4, wymagają więcej miejsca i nieco innej organizacji niż paragony z kas fiskalnych, mieszczące się w portfelu.

Organizacja faktur

Faktury przechowuję w bardzo intuicyjny sposób, znany prawdopodobnie tym z Was, którzy pracują w biurach. W jednej z przekładek segregatora, opisywanego w poprzednim wpisie, trzymam koszulki do których trafiają faktury. Na każdej fakturze, przed włożeniem jej do segregatora, zapisuję datę do której obowiązuje gwarancja na dany produkt. Faktury są uporządkowane zgodnie z tymi datami – na wierzchu te, dla których data obowiązywania gwarancji kończy się najszybciej, na końcu te, dla których gwarancja jest najdłuższa. W ten sposób na wierzchu mam faktury, które w najbliższym czasie będę mógł wyrzucić. Zgodnie z tą logiką, nowe faktury trafiają w miejsce zgodne z ich datą obowiązywania. Podczas dodawania nowych faktur, sprawdzam również, czy te najstarsze z wierzchu są nadal ważne, a jeśli nie to się ich pozbywam. Ilustrację mojego sposobu przechowywania faktur możecie zobaczyć poniżej.

Organizacja dokumentów - faktury w segregatorze

Organizacja paragonów

Z uwagi na mały rozmiar, paragony są nieco trudniejsze w zorganizowanym przechowywaniu niż faktury. Można zbierać je  w jednym pudełku bądź koszulce, ale wtedy znalezienie tego niezbędnego zabiera bardzo dużo czasu, wprowadzając zorganizowane osoby w głębokie niezadowolenie :) Sposób, z którego ja korzystam, wykorzystuje specjalne koszulki do segregatora, przeznaczone do przechowywania kart kolekcjonerskich. Wpadłem na niego, ponieważ kiedyś grałem w jedną z karcianych gier RPG, przy okazji której karty na wymianę trzymało się właśnie w takich koszulkach – nigdy nie wiadomo, które hobby kiedyś przyda się w życiu do jego organizacji :) Taka koszulka posiada dziewięć kieszonek. Używam dwóch takich koszulek, w których każda kieszonka jest podpisana nazwą miesiąca. Jak się pewnie domyślacie, do kieszonki z nazwą miesiąca trafiają paragony za przedmioty zakupione w tym czasie. W kolejnym roku, po zakończeniu danego miesiąca, opróżniam kieszonkę wyrzucając paragony sprzed roku (większość przedmiotów kupowanych na paragon ma gwarancję obowiązującą 12 miesięcy), a na ich miejsce wkładam aktualne. Na zdjęciu poniżej możecie zobaczyć, jak wygląda to rozwiązanie w praktyce. Żeby kupić tego rodzaju koszulki, trzeba w wyszukiwarce na Allegro wpisać „strony do segregatora”. Ceny zaczynają się od 50 gr za sztukę przy zakupie 10 sztuk, albo od około złotówki przy zakupie jednej sztuki.

Organizacja dokumentów - paragony w segregatorze

Możecie zastanawiać się jeszcze nad tym, że nawet przy takiej organizacji faktur i paragonów, przy kilkudziesięciu bądź kilkuset dokumentach, trzeba wiedzieć gdzie szukać tego potrzebnego. Przeważnie ciężko zapamiętać, kiedy dokładnie kupiliśmy dany przedmiot i w związku z tym, w którym miesiącu powinniśmy szukać rachunku. Tutaj pomaga zapisywanie wydatków, o którym pisałem kilka tygodni temu. Jeśli korzystacie z tego sposobu, macie excelowy plik, w którym macie zapisane kiedy kupiliście daną rzecz. Za pomocą funkcji wyszukiwania wystarczy odnaleźć dany zakup w excelu, zobaczyć w którym miesiącu go dokonaliśmy i w dokumentach zakupu z tego miesiąca szukać właściwej faktury bądź paragonu. Organizacja dokumentów zakupów może być prosta, efektywna i mało czasochłonna :)

A Ty organizujesz w jakiś sposób rachunki? Daj znać, może uda mi się poprawić mój system, albo zamienić go jeszcze bardziej efektywnym!

Podobne artykuły:

 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

POBIERZE BEZPŁATNE TABELKI

Zapisz się na mój newsletter i dowiaduj się najszybciej o nowych wpisach i sposobach na organizowanie życia - żadnych reklam! Dodatkowo otrzymasz dostęp do bezpłatnych tabelek do organizacji różnych obszarów życia, całkowicie za darmo.

Program do mailingu FreshMail