Program do mailingu FreshMail

Organizacja dokumentów – wstęp

Organizacja dokumentów - wstęp - zakładki w szuflanie

Kiedyś dokumenty były moją zmorą. Nie miałem pomysłu na jedno miejsce gdzie mógłbym je trzymać, w związku z czym niektóre trafiały w losowej kolejności do pudełka z różnymi rzeczami, inne do szuflady w biurku, jeszcze inne do teczki na półce – jednym słowem potrafiły być wszędzie. Jak się pewnie domyślacie, znalezienie tego potrzebnego, kiedy akurat był potrzebny, było niełatwe i czasochłonne. Metodą prób i błędów doszedłem do bardzo prostego i szybkiego sposobu, dzięki któremu organizacja dokumentów stała się automatyczna, a znalezienie tego poszukiwanego zajmuje poniżej minuty.

Ten wpis będzie wstępem do serii artykułów na temat organizacji poszczególnych rodzajów dokumentów. Skupię się w nim na metodzie którą przyjąłem, a w kolejnych artykułach opowiem więcej o poszczególnych rodzajach dokumentów i sposobach na ich przechowywanie.

Tajna moc segregatorów

Narzędziem które wywróciło moją organizację dokumentów do góry nogami, w pozytywnym sensie, był prosty segregator. Niby oczywiste, ale wypracowanie szybkiej i efektywnej metody korzystania z niego wymagało kilku podejść. Na początku umieszczałem w nim wszystkie dokumenty w losowej kolejności, co po jakimś czasie przestało być efektywne ze względu na ilość zebranych dokumentów i konieczność długiego wyszukiwania właściwego pisma. Pewnego dnia dokumentów zrobiło się tak dużo, że przestały się mieścić w jednym segregatorze i rozrosły się do dwóch, przez co odnalezienie tego właściwego stało się jeszcze trudniejsze. Wtedy zacząłem organizować przechowywane pisma w zależności od ich rodzaju. Po jakimś czasie okazało się, że z niektórych z nich korzystam dość często, a z niektórych raptem raz bądź dwa razy w roku, w związku z czym wystarczy jeden segregator pod ręką z tym, do czego sięgam częściej, a drugi gdzieś głębiej w szafie, zawierający dokumenty do których zaglądam rzadziej.

Organizacja dokumentów – optymalne rozwiązanie

W powyższy sposób doszedłem do rozwiązania z którego korzystam na co dzień. Organizuję dokumenty w dwóch segregatorach. Do pierwszego trafiają te, z których korzystam najczęściej, w związku z czym muszę mieć do nich szybszy dostęp. Jak możecie zobaczyć na zdjęciu poniżej, dokumenty te są podzielone na cztery kategorie:

  1. Gwarancje – wszystkie paragony i faktury za kupione rzeczy, na które nadal obowiązuje gwarancja
  2. Kredyt – wszystkie dokumenty związane z posiadanym przez nas kredytem mieszkaniowym
  3. Dom – wszystko co związane z bieżącym funkcjonowaniem naszego mieszkania – zawiadomienia o wysokości opłat, polisy ubezpieczeniowe itp.
  4. Umowy – wszystkie obowiązujące nas umowy – telefon, Internet, konto w banku itp.

Organizacja dokumentów - wstęp - zakładki w segregatorze 1

W momencie wejścia w posiadanie nowego dokumentu w którymś z tych obszarów, trafia on na wierzch danej kategorii jako najnowszy – więcej o tym napiszę opisując poszczególne rodzaje dokumentów. W drugim segregatorze prowadzę również cztery kategorie dokumentów, tym razem takich, z których korzystam rzadziej:

  1. Praca – wszystko co otrzymujemy od naszych pracodawców w związku z naszym zatrudnieniem – umowy o pracę, aneksy, wypowiedzenia umów itp.
  2. PITy – zeznania podatkowe z ostatnich sześciu lat – dlaczego sześciu, opiszę w artykule o PITach
  3. Emerytura – rozbawiające większość Polaków zawiadomienia z ZUS i OFE na temat prognozowanej wysokości emerytury oraz wartości zebranych składek
  4. Dyplomy – wszystkie ważne dyplomy które zebraliśmy do tej pory – ukończenie studiów, certyfikaty językowe itp.Organizacja dokumentów - wstęp - zakładki w segregatorze 2

Jeśli macie problem z organizacją dokumentów, podobny do tego opisanego powyżej, zamówcie segregatory już dziś i zacznijcie je organizować według kategorii, które są najważniejsze dla Was. W kolejnych wpisach na ten temat, podpowiem jak można zorganizować wybrane kategorie, żeby organizacja dokumentów była jeszcze bardziej efektywna i bezobsługowa, bo przecież głównie o to chodzi :)

Jeśli macie jakieś inne sposoby na organizację dokumentów, podzielcie się nimi w komentarzu – jestem ciekawy, co można robić inaczej, a może jeszcze efektywniej. A jeśli chcecie jako pierwsi wiedzieć o nowych wpisach, zachęcam do zapisania się na newsletter za pomocą boxa poniżej.

 

Pozdrawiam z życzeniami efektywnie zorganizowanego życia :)
Rafał

Podobne artykuły:

2 Komentarzy

  1. Alex

    Ja jestem wciąż na etapie przypadkowego segregatora i+ pudełko z dokumentami. Wczoraj również kompletowałam dokumenty do nowej pracy i trochę mi się zeszło 😉

    1. Rafał Kochański (Post autora)

      To polecam lekturę kolejnych artykułów z serii :)

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

POBIERZE BEZPŁATNE TABELKI

Zapisz się na mój newsletter i dowiaduj się najszybciej o nowych wpisach i sposobach na organizowanie życia - żadnych reklam! Dodatkowo otrzymasz dostęp do bezpłatnych tabelek do organizacji różnych obszarów życia, całkowicie za darmo.

Program do mailingu FreshMail