Program do mailingu FreshMail

Planowanie zadań – jak zapisywać, żeby nie zapomnieć

Planowanie zadań za pomocą komputera, telefonu i kartek papieru

Ogarnij się! Ale jak?

Witaj na pierwszym wpisie bloga „ogarnijsie.org”. Jeśli dopiero co tutaj trafiłeś, możesz zacząć czytanie od strony „O blogu”, na której dowiesz się kim jestem i dlaczego piszę tego bloga. Chciałbym pomóc Ci w podniesieniu efektywności organizacji Twojego życia. Niezależnie od tego, czy uważasz się za osobę totalnie nieogarniętą, całkiem zorganizowaną, czy ekstremalnie poukładaną, myślę, że będę w stanie zainspirować Cię do podniesienia efektywności w jakimś obszarze życia. Od zawsze czułem potrzebę organizowania przestrzeni wokół siebie, a od ostatnich kilku lat robię to w bardziej świadomy i poukładany sposób, dzięki różnym technikom i narzędziom które poznałem.

Po co mi organizacja?

Zauważyłeś, że często w życiu osoby o podobnym potencjale – fizycznym, intelektualnym czy emocjonalnym, uzyskują zupełnie inne efekty? Niektórym osobom udaje się zdobyć dobrą pracę bądź założyć świetnie prosperującą firmę, podczas gdy osoby o podobnym potencjale nie mogą się nigdzie zaczepić, albo tkwią w firmach, z których nie są zadowolone. Niektórzy z Twoich znajomych pewnie co roku wyjeżdżają na wspaniałe podróże do odległych zakątków świata, podczas kiedy inni, którzy również mogliby sobie na to pozwolić, przepracowują cały rok bez przerwy, albo jadą na niezbyt interesujące last minute, bo nie mieli kiedy się tym zająć. A może znasz też którąś z tych nielicznych osób, która konsekwentnie co roku realizuje kolejne, duże życiowe cele, które sobie postawiła, podczas kiedy większość z nas przeżywa kolejny rok, poddając się okolicznościom życia, zamiast je tworzyć? Często tą z pozoru drobną różnicą, mogącą mieć kolosalne znaczenie dla rezultatów które osiągamy, jest właśnie odpowiednie ogarnięcie się, czyli zaplanowanie tego co jest do zrobienia, zapisanie tego i konsekwentne realizowanie.

Czy nie jest za późno?

Nie! Niezależnie od tego, czy jesteś uczącym się nastolatkiem, studentem, dwudziestoparolatkiem zaczynającym swoją pierwszą pracę, sześćdziesięciolatkiem rozpoczynającym jesień życia, czy gdziekolwiek pomiędzy tymi etapami, nigdy nie jest za późno na to, żeby zacząć efektywniej działać w którymś z życiowych obszarów. W dniu startu tego bloga mam 32 lata i pomimo mojej naturalnej tendencji do organizacji, która przejawiała się od zawsze, stosunkowo niedawno nauczyłem się efektywnie organizować najbardziej istotne obszary mojego życia, takie jak świadome stawianie DUŻYCH celów wraz z terminami ich osiągnięcia i konsekwentne dążenie do ich realizacji – stąd między innymi powstał ten blog :) Wcześniej należałem do osób często poddających się życiowym okolicznościom, mając w pewnym stopniu określone co chciałbym osiągnąć w życiu, ale konkretne cele i czas ich osiągnięcia były bardzo mgliste. Od czasu kiedy proaktywnie organizuję moje życie, łącznie z tak dużymi i ważnymi tematami jak życiowe cele, zacząłem się do nich dużo szybciej przybliżać. Niektóre z nich już osiągnąłem, z pełną świadomością, że udało się tego dokonać dzięki zaplanowaniu, określeniu terminu i konsekwentnemu realizowaniu kolejnych kroków niezbędnych do ich realizacji.

Czy dam radę?

Tak! Niezależnie od tego jak mało, albo jak bardzo ogarnięty jesteś, zawsze jest potencjał do zwiększenia efektywności. Ja sam nieustannie pracuję nad zwiększaniem efektywności mojej organizacji, bo niezależnie od jakości wypracowanych rozwiązań, z czasem każde z nich można usprawnić, unowocześnić albo zastąpić innym. Jeśli nie wiesz jak zacząć, albo boisz się, że sobie nie poradzisz, to właśnie dla Ciebie jest ten blog. Nie musisz od razu zaczynać od tematów tak ciężkich jak precyzyjne określanie życiowych celów. Ja zaczynałem od spisywania bieżących zadań do wykonania i dlatego od tego właśnie tematu zacznę tego bloga. Stopniowo będę wchodził w tematy coraz bardziej zaawansowane, ale na pewno również wtedy będę wracał do kwestii prostszych, bo efektywna organizacja dotyczy wszystkich obszarów życia i żadnego z nich nie powinniśmy pomijać.

Jak zacząć?

Tak jak wspomniałem wcześniej, w moim przypadku pierwszym krokiem do szeroko pojętej efektywnej organizacji było planowanie zadań. Jest to czynność, która jest bardzo prosta, wymaga minimalnego wysiłku i daje niesamowite rezultaty. Należę do osób, które często mają tysiąc myśli na godzinę, na wszelkie możliwe tematy. Kiedy coś robię, na przykład pracuję, jadę na rowerze, czy biorę prysznic, w mojej głowie często odbywa się gonitwa myśli. Wiele z nich dotyczy kwestii organizacyjnych, na przykład co mam do zrobienia, kupienia czy zaplanowania. Kiedyś nie zapisywałem tych myśli i po jakimś czasie orientowałem się, że wiele z nich znika z mojej pamięci na zawsze, pomimo że niektóre były istotne.

Do rozwiązania powyższego problemu dochodziłem metodą prób i błędów. Najpierw zacząłem zapisywać wszystkie myśli związane z zadaniami do wykonania, tam gdzie akurat miałem taką możliwość – w zeszycie który miałem pod ręką, na kartce którą potem gdzieś chowałem, w telefonie czy na komputerze. W pewnym momencie miałem tyle miejsc z notatkami, że wiele myśli znów mi umykało, bo gubiłem notatki albo o nich zapominałem. Wtedy zdecydowałem że tak dłużej być nie może, bo za dużo ważnych rzeczy się nie wydarza i takie planowanie zadań po prostu nie działa. Zastanawiałem się jakiego narzędzia używać do organizowania mojego życia, i po krótkiej analizie padło na Excela. Nie musiałem uczyć się go od zera, ponieważ do takiego wykorzystania w zupełności wystarcza wiedza zdobyta w szkole i w pracy. Dodatkowo, jest to narzędzie stworzone do pracy z tabelkami, a to właśnie w nich znajduje się większość moich zestawień. Wreszcie, jest to program bardzo powszechny, w związku z czym z łatwością mogę korzystać z moich plików na komputerze w domu, w pracy czy u znajomych, a ostatnio również na tablecie czy telefonie komórkowym, trzymając pliki w chmurze.

Moja pierwsza tabelka

Do Excela na początek trafiła lista spraw do załatwienia, takich jak umówienie wizyty u lekarza, wykupienie ubezpieczenia samochodu czy kupienie nowych spodni. I nagle okazało się, że wszystko co jest zapisane w jednym miejscu, zaczyna się wydarzać. Tematy do niedawna zapominane w losowych miejscach, w których zostały zapisane, nagle przerodziły się w konsekwentnie realizowany plan, zgodny z zapiskami w Excelu. Z czasem okazało się, że są cztery podstawowe obszary które planuję najczęściej – opis każdego z nich znajdziesz poniżej:

1. Lista rzeczy do zrobienia – tutaj trafiają wszystkie kwestie, które opisywałem powyżej – umówienie wizyty u lekarza, umycie samochodu, kupienie ubezpieczenia itd. Listę rewiduję raz na tydzień, a zadania do wykonania w bieżącym tygodniu przepisuję do kalendarza – więcej o tym napiszę w artykule o pracy z kalendarzem.

2. Lista zakupów do zrobienia w Internecie – chyba wszystko poza jedzeniem i detergentami, które nadal kupujemy w standardowych sklepach, kupujemy w Internecie. Z czasem zrobiło się tego tak dużo, że bez listy zakupów o niektórych potrzebnych rzeczach po prostu zapominamy. Za każdym razem, kiedy potrzebujemy coś takiego kupić, zapotrzebowanie trafia na listę, która jest rewidowana co tydzień razem z listą rzeczy do zrobienia, a przedmioty do kupienia trafiają do kalendarza.

3. Lista hobby – masz czasami tak, że pracujesz bardzo dużo, potem załatwiasz różnego rodzaju sprawy po pracy, i kiedy w końcu masz chwilę żeby odpocząć, nie wiesz co ze sobą zrobić? To takie uczucie, jakby cała energia poszła w pracę i inne obowiązki i zabrakło jej do spędzania czasu wolnego. Ja kiedyś często łapałem się właśnie na tym, że kiedy ten długo wyczekiwany czas w końcu przychodził, nie bardzo wiedziałem co z nim zrobić. Dlatego w trzeciej tabelce wypisałem co lubię robić w wolnym czasie i w sytuacjach takich jak powyższa, zaglądam do tabelki i bardzo szybko decyduję, jak wykorzystam tę wolną chwilę.

4. Lista wspólnych aktywności – ten punkt jest związany z poprzednim. Jest wiele aktywności, które lubimy robić razem z Anią, moją żoną, zwłaszcza w weekendy, kiedy mamy więcej czasu. Jednak kiedy upragniony weekend nadchodzi i zastanawiamy się co robić, często brakuje pomysłów. W związku z tym, tę listę stworzyłem głównie do planowania wspólnych aktywności, żeby pozbyć się piątkowych rozterek na temat wspólnego wykorzystania czasu w weekend.

Tak jak już wspominałem, takie podejście do zapisywania zadań i ich wykonywania zgodnie z listą, istotnie podniosło moją efektywność i sprawiło, że jestem w stanie robić więcej w krótszym czasie. Jak szybko zauważycie, opisane powyżej tabelki są bardzo proste i posługiwanie się nimi jest intuicyjne. Dzięki temu, bardzo ułatwiają planowanie zadań i pamiętanie o nich, ponieważ tego typu zadania nie wymagają aby narzędzia były skomplikowane, tylko żeby z nich regularnie korzystać.

Tabelki opisywane w tym artykule możesz pobrać za pomocą linka poniżej. Żeby otrzymać dostęp do wszystkich tabelek opisywanych na blogu, wystarczy zapisać się na mój newsletter za pomocą boxa poniżej – obiecuję wysyłać tylko informacje o nowych wpisach na blogu i sposobach organizowania sobie życia – żadnego SPAMu! W powitalnej wiadomości otrzymasz linka do pobrania wszystkich udostępnionych przeze mnie plików.

Pobierz tabelki opisane w tym artykule:

Planowanie zadań v1.0

Chętnie dowiem się, jak u Ciebie wygląda kwestia organizacji powyższych obszarów. Masz z tym problemy? Używasz jakichś narzędzi? Myślisz że powyższy sposób może być dla Ciebie pomocny? Podziel się koniecznie opinią w komentarzu! A jeśli znasz kogoś, dla kogo powyższe sposoby mogą być pomocne, koniecznie prześlij tej osobie link do artykułu, albo skorzystaj z guzików do podzielenia się nim przez portale społecznościowe.

 

Pozdrawiam z życzeniami efektywnie zorganizowanego życia :)
Rafał

Podobne artykuły:

6 Komentarzy

  1. Anna

    Ja bym sie chciala dowiedziec jak planowac tydzien w pracy i w domu.

    1. Rafał Kochański (Post autora)

      Będzie :)

  2. gosia

    Ja ostatnio odkryłam Google Keep. Fajnie się sprawdza. Do większych projektów niezastąpiony jest OneNote :) oba można udostępniać różnym użytkownikom! A Google Keep ma nawet opcję przypomnienia o danym zadaniu w konkretnej lokalizacji, którą się ustawi:) ach to moje zorganizowane życie 😉

    1. Rafał Kochański (Post autora)

      Cześć Gosia, dzięki za komentarz! Obie appki brzmią ciekawie, na pewno sprawdzę i być może napiszę recenzję dla innych czytelników :)

  3. Alex

    Dla mnie ważniejsze od planowania czasu jest planowanie pieniędzy…od 3 lat prowadzę spis wpływów i odpływów (wydatków). Oczywiście w excelu…. Polecam każdemu…

    1. Rafał Kochański (Post autora)

      Dzięki za kolejny komentarz! Wyprzedziłaś dosłownie o kilka godzin kolejny artykuł, który właśnie opublikowałem :) Zapraszam do lektury i podzielenia się Twoim sposobem śledzenia przychodów i kosztów. http://www.ogarnijsie.org/jak-kontrolowac-wydatki/

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

POBIERZE BEZPŁATNE TABELKI

Zapisz się na mój newsletter i dowiaduj się najszybciej o nowych wpisach i sposobach na organizowanie życia - żadnych reklam! Dodatkowo otrzymasz dostęp do bezpłatnych tabelek do organizacji różnych obszarów życia, całkowicie za darmo.

Program do mailingu FreshMail